Poste ouvert aux fonctionnaires de catégorie A confirmé(e)s (principaux ou hors classe) de l'une des trois fonctions publiques recruté(e)s par voie d'affectation ou de détachement et aux agents non titulaires sous quasi-statut du ministère de la Transition écologique et de la Cohésion des territoires
Missions du secrétariat GÉNÉRAL et contexte
Le secrétariat général assure les fonctions support de l’établissement et de son service rattaché, le Conservatoire botanique national méditerranéen de Porquerolles, à l’exception des systèmes d’information et de communication.
Outre le secrétaire général lui-même, il emploie 12 agents (2 de la catégorie A, 6 de la catégorie B, 4 de la catégorie C) répartis sur 4 pôles et 3 missions :
- Pôle Ressources humaines (3 agents)
- Pôle Finances (4 agents)
- Pôle Commande publique (1 agent)
- Pôle Foncier - domanialité (1 agent)
- Régies (1 agent cumulant à temps partagé la fonction de régisseur des deux régies de recettes de l’établissement et la fonction d’assistante du chef de l’unité territoriale des îles d’or)
- Accueil logistique (1 agent)
- Secrétariat inter-services (1 agent)
L’établissement public du Parc national de Port-Cros est chargé d’assurer la gestion du Conservatoire botanique national méditerranéen de Porquerolles, établissement rattaché à comptabilité distincte, au titre de l’arrêté du 15 février 1979 portant création de ce conservatoire et selon les modalités définies dans la convention n° 90/215 du 21 août 1990 conclue entre le parc national et le ministère chargé de l’écologie.
De même, en application d’une convention de mutualisation conclue le 25 février 2016 entre l’établissement et le Parc national des Calanques, le secrétariat général du Parc national de Port-Cros assure certaines fonctions support pour le compte du Parc national des Calanques dont en particulier l’expertise réglementaire et l’instruction de la partie administrative des marchés publics de ce dernier. Dans ce cadre, les deux établissements travaillent à déterminer les marchés pouvant faire l’objet d’un groupement de commandes.
Missions et activités du poste
Membre du collège de direction, le/la secrétaire général.e est l’adjoint.e direct.e du directeur et du directeur adjoint. A ce titre, il peut lui arriver d’avoir à assurer l’intérim de la direction et de participer à l’astreinte de direction lors de certains week-ends.
Il/Elle a délégation de signature du directeur de l’établissement.
Il/Elle siège au collège de direction, au comité stratégique et au comité de direction. Il/elle participe aux séances du conseil d’administration (bureaux et séances plénières) et à d’autres instances tel par exemple le conseil économique, social et culturel du parc national.
Aux côtés du directeur et du directeur adjoint, le/la secrétaire général.e est un.e acteur.rice à part entière et de premier plan du dialogue social au sein de l’établissement. Dans ce cadre notamment, il siège au comité social d’administration et à sa formation spécialisée santé et sécurité au travail.
A la tête du secrétariat général, il/elle a pour principales missions directes ou déléguées aux agents placés sous sa responsabilité :
Le management de l’équipe du secrétariat général
La gestion financière et comptable
- organisation et animation des dialogues de gestion avec les chefs de service et d’unité territoriale ;
- préparation des budgets initiaux et des budgets rectificatifs ;
- analyse du compte financier ;
- suivi de l’exécution du budget : recettes et dépenses (logiciel ÉLAP Finance) ;
- actualisation de l’inventaire comptable et suivi des immobilisations ;
- mise en œuvre du contrôle interne budgétaire et comptable ;
- reporting, suivi d’indicateurs de gestion, comptabilité analytique ;
- relations soutenues avec les services financiers de l’OFB, l’agence comptable (au demeurant service facturier des parcs nationaux) et les services du contrôle budgétaire régional ;
- supervision, soutien et appui aux deux régies de recettes de l’établissement ;
- gestion des frais de déplacement (logiciel Ontomantics – FRED).
Hors mesures exceptionnelles (plans de relance, etc.), le budget consolidé Parc national de Port-Cros – Conservatoire botanique national méditerranéen est d’environ 11 M€ en autorisations de programme. La dotation annuelle de fonctionnement versée par la tutelle est de 6 011 110,94 € pour le parc national (notification 2024) ; le Conservatoire botanique reçoit pour ce qui le concerne une subvention pour charges de service public de 500 000 € et une somme de 466 200 € au titre de son agrément. Les autres recettes sont constituées de recettes propres (fléchées ou non) et de financements publics fléchés (Europe, Etat, collectivités, etc).
La gestion des ressources humaines
- suivi des carrières (recrutements, mobilité, promotions et avancements, évaluations…) et conseil aux agents;
- suivi et gestion prévisionnelle des emplois (schéma d’emplois ETP et plafond d’emplois ETPT) et de la masse salariale ;
- suivi de la paie (préparations des éléments nécessaires à la production de la paye par l’Office français de la biodiversité (OFB), prestataire de ce service conformément aux dispositions de la convention de mise en œuvre du rattachement des parcs nationaux à l’OFB du 30 mars 2022, contrôles, contacts et relations avec les caisses de cotisations et les mutuelles, etc.) ;
- gestion de la formation professionnelle des agents (élaboration et mise en oeuvre du plan triennal de formation continue, mise en place des formations , évaluations, etc.) ;
- préparation, animation et secrétariat des instances de dialogue social (comité social d’administration, formation spécialisées, etc.) et de groupes de travail thématiques ;
- mise en œuvre de la politique sociale de l’établissement et questions sociales en relation avec l’assistante socio-éducative en charge du suivi des personnels de l’établissement, le cas échéant avec le médecin de prévention et l’inspectrice interrégionale santé et sécurité au travail ;
- visites de contrôle des sites relatives à l’hygiène, la sécurité et aux conditions de travail et gestion des dossiers inhérents en liaison avec les conseillers et assistants de prévention ;
- préparation du rapport social unique et tenue à jour de la base de données sociales ;
- gestion d’audits (qualité de vie au travail, etc.) et élaboration des plans d’action ;
- rédaction et suivi de protocoles, chartes (télétravail, Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, charte du temps, charte managériale, charte de dialogue social, etc.) et procédures diverses.
Le/La titulaire du poste devra notamment assurer le bon déploiement au sein de l’établissement du SIRH RenoiRH au 1er janvier 2025 et veiller à la bonne mise en place du dispositif de prise en charge de la complémentaire santé à la même date.
En 2023, le Parc national de Port-Cros – Conservatoire botanique national méditerranéen a rémunéré 111,51 ETPT (91,3 sous plafond d’emplois autorisé par la LFI et 20,20 hors plafond d’emplois).
La gestion de la commande publique
- rédaction des pièces administratives des dossiers de consultation (règlements de consultation, cahiers des clauses administratives, actes d’engagement), assistance à la rédaction des pièces financières (bordereaux des prix unitaires, devis des quantités estimatives, décomposition des prix) et autres (cadres de mémoires techniques, cahiers des clauses techniques) ;
- mise en œuvre et suivi des procédures d’achat ;
- publication des marchés publics ;
- suivi des consultations, réponses aux questions, communication électronique, ouverture des plis ;
- analyse des dossiers de candidatures, analyse des prix, rédactions des rapports d’analyse, notifications ;
- suivi des ordres de service en tant que de besoin, rédaction des avenants, suivi de leur plus-value au regard de la réglementation, gestion, suivi et notification des actes de sous-traitance ;
- sécurisation des procédures et tenue à jour du règlement interne de la commande publique.
En 2023, le pôle commande publique a rédigé 22 marchés (dont 2 mutualisés) pour le Parc national de Port-Cros et 25 pour le Parc national des Calanques.
La gestion du foncier et de la domanialité
- élaboration, en liaison avec le pôle Finances et d’autres services de l’établissement, du schéma pluriannuel de stratégie immobilière de l’établissement et tenue à jour des données ;
- élaboration et gestion des différents titres d’occupation, conventions, baux simples, commerciaux ou emphytéotiques (personnes privées, professionnels ou agents du parc : NAS et COP/A) ;
- suivi du paiement des loyers, redevances et autres indemnités d’occupation ;
- relation avec la direction de l’immobilier de l’État, le centre des impôts fonciers, etc. ;
- relation avec les bailleurs et les propriétaires ;
- préparation et animation de la commission logements de l’établissement.
La gestion de la logistique
- gestion du courrier ;
- accueil ;
- gestion de l’habillement, des fournitures administratives et techniques, et du mobilier ;
- gestion du parc automobile et suivi de la flotte nautique (en liaison avec le référent nautique de l’établissement) ;
- suivi des marchés d’assurances ;
- suivi des marchés ménage ;
- gestion des titres de transport maritime ;
- gestion des réservations liées aux déplacements (billets de transport, chambres d’hôtel, etc.).
La tenue des régies de recettes
- la tenue des 2 régies de recettes (régie portuaire : port/zone de mouillage et d’équipements légers - ZMEL - de Port-cros), régie Accueil (boutiques des maisons de parc de Port-Cros et Porquerolles, et centre d’interprétation du Fort du Pradeau)
La gestion d’un secrétariat administratif inter-services
En outre le/la titulaire du poste :
- est référent.e du contrôle interne financier ;
- veille à la mise en conformité de l’établissement aux dispositions du règlement général sur la protection des données, en liaison avec le DPO externalisé (le SICTIAM : opérateur public de services numériques et énergétiques) et le chef du service des systèmes d’information (référent interne) ;
- peut être amené.e à délivrer de petites consultations juridiques à la direction ou aux services internes et, dans certains cas, à rédiger des projets de mémoire devant les juridictions ou des notes à des avocats représentants les intérêts de l’établissement ;
- participe aux réunions du groupe de travail inter-parcs administration générale (GTAG) et aux travaux de celui-ci.
PROFIL DU CANDIDAT - Compétences requises
Le poste participe à valoriser un parcours professionnel riche d’expériences.
Savoirs, connaissances :
- Expérience et qualité reconnues en matière d’encadrement et d’animation d’équipe.
- Maîtrise des règles budgétaires et comptables (connaissance des dispositions du décret du 07/11/2022 sur la GBCP), et de la commande publique.
- Excellente maîtrise des règles de gestion des fonctionnaires et des agents non titulaires de l’État.
- Bonnes connaissances en droit administratif (au-delà, des connaissances en droit pénal et en droit du travail seraient appréciées).
- Connaissance des opérateurs de l’État.
- Maîtrise des processus de gestion de projet.
- Maîtrise des outils bureautiques (tableurs, etc.).
Expérience :
- Expérience professionnelle minimale de 10 ans dans les domaines précités (une expérience en secrétariat général serait considérée comme un atout).
- Expérience au sein d’un établissement public administratif appréciée.
Savoir-être, qualités, attitudes/comportement :
- Capacité de communication, d’écoute, de négociation et d’animation.
- Probité.
- Rigueur, sens de l’organisation, esprit de synthèse, faculté d’analyse et discernement.
- Aptitude au travail en équipe et à déléguer.
- Esprit d’initiative et autonomie.
- Réactivité.
- Gestion du stress, des délais et des priorités.
Exigences du poste :
Présence minimale exigée lors des périodes de programmation budgétaire et de clôture des comptes (opérations de fin de gestion) ; des déplacements sont à prévoir dans les secteurs territoriaux et, ponctuellement, à l’échelle régionale (contrôle budgétaire à Marseille par exemple) ou interrégionale (antenne de Montferriez-sur-Lez du conservatoire botanique national méditerranéen ou site de l’OFB de Montpellier par exemple), ou encore nationale (réunions du collectif des parcs nationaux et participation aux groupes de travail interparcs, etc.).
RIFSEEP : Groupe de fonctions 1.1
MODALITÉS DE CANDIDATURES
Le dossier de candidature comprendra une lettre de motivation, un curriculum vitae détaillé, une fiche financière à jour et le dernier arrêté ou décision d’élévation d’échelon sous peine d’une mauvaise évaluation de la candidature. Il fera apparaître les compétences et l’expérience du/de la candidat.e dans les domaines d’activité visés, ainsi que sa date de disponibilité.
- Envoi aux adresses courriels suivantes :
Destinataire principal
pole-rh@portcros-parcnational.fr
Destinataire en copie (obligatoire)
patrice.larde@portcros-parcnational.fr
MODALITÉS DE SÉLECTION
- Une présélection des candidat(e)s se fera sur dossier.
- Le choix définitif du - de la candidat.e interviendra après une séance d’audition des candidat(e)s qui sera organisée au mois de mai ou au mois de juin 2024.
RENSEIGNEMENTS SUR LE POSTE A POURVOIR
M. Patrice LARDÉ, secrétaire général
Tél. : 04 94 12 82 35 – 06 74 78 69 22
patrice.larde@portcros-parcnational.fr
